Compliance

Le système indicateur d’alertes de Merbag SA

Nous ne voulons et n’osons pas nous écarter de notre philosophie et de notre ligne directrice dans lesquelles sont ancrées les valeurs fondamentales et les convictions du Groupe MERBAG.

C’est pourquoi notre priorité absolue est de rester totalement honnête et d’appliquer les lois en vigueur. Afin de répondre à cette exigence, il est important de reconnaître rapidement des violations potentielles, de les examiner sans délai et d’empêcher des comportements avérés inappropriés.

Le système indicateur d’alertes de Merbag offre la possibilité d’annoncer des alertes d’infractions à la loi et contribue grandement à la culture d’entreprise transparente et basée sur la confiance. Notamment des infractions à la loi dans les domaines ci-dessous pourrait nuire à Merbag et sont de ce fait particulièrement pertinentes :

 

  • Corruption
  • Blanchiment de capitaux
  • Droit de la concurrence et des cartels
  • Sécurité et conformité des produits
  • Sécurité des systèmes de réseau et d’informations
  • Marchés publics
  • Protection de la sphère privée et des données liées aux personnes

 

Protection des lanceurs d’alertes

La plus grande protection possible contre des représailles (licenciement, déclassement, mesures disciplinaires ou d’autres choses semblables) ou des poursuites judiciaires est garantie aux lanceurs d’alertes. L’autorité compétente examinera soigneusement chaque alerte. Tant que l’infraction n’a pas été prouvée, la/les personne/s supposée/s fautive/s est/sont présumée/s innocente/s.

 

Indiquer sciemment de fausses alertes et informations n’est pas toléré.

 

Annoncer des alertes correctement

Les canaux de signalement suivants sont à disposition des lanceurs d’alertes.

E-Mail:

hinweise.lu@merbag.lu

Des annonces peuvent être déposées 24h/24h et 7j/7j aux numéros de téléphone suivants : + 352 40801 500

Adresse postale et adresse pour une rencontre personnelle:

Merbag SA

Services Administratifs

Responsable de la protection des données

B.P. 2006

L-1010 Luxembourg

Pour une rencontre personnelle, il est nécessaire de prendre rendez-vous en passant par
hinweise.lu@merbag.lu .

Pour qu’une annonce soit traitée et que les faits puissent être examinés sans délais, il faut que l’annonce soit aussi concrète que possible et que les informations suivantes soient mises à disposition :  

  • Que s’est-il passé ? – Description détaillée de l’infraction potentielle
  • Qui a agi ? – P. ex. nom de la personne supposée fautive
  • cela s’est-il passé ? – P. ex. entreprise/succursale/société
  • Quand cela s’est-il passé ? – Date, heure, fréquence
  • Documents ? – Dossiers qui prouvent l’infraction annoncée 

Le système indicateur d’alertes de Merbag est à disposition pour annoncer de potentielles infractions à la loi.

Traitement d’alertes

Le lanceur d’alerte reçoit au plus tard 7 jours après l’entrée de l’annonce une confirmation de réception. En cas de besoin, le lanceur d’alerte est prié de mettre d’autres informations à disposition. Le lanceur d’alerte est informé des mesures prises au plus tard 3 mois après l’entrée de l’alerte.

Confidentialité / Protection des données

L’identité du lanceur d’alerte est traitée de manière confidentielle. Les personnes autorisées n’ont accès à l’annonce et aux informations qui y sont liées que pour son traitement et sa clarification. Les données relatives à des personnes qui ne sont clairement pas pertinentes pour le traitement de l’annonce, ne sont pas collectées ou immédiatement effacées. Les annonces ne sont gardées que tant que cela est nécessaire et judicieux.