Compliance

Hinweisgebersystem der Merbag S.A.

Von unserer Philosophie und unserem Leitbild, in welchem die Grundwerte und Überzeugungen der MERBAG-Gruppe verankert sind, wollen und dürfen wir nicht abweichen.

Daher hat die Einhaltung absoluter Ehrlichkeit und der geltenden Gesetze oberste Priorität. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, potentielle Verstösse frühzeitig zu erkennen, verzögerungsfrei zu untersuchen und bewiesenes Fehlverhalten zu unterbinden.

Das Hinweisgebersystem der Merbag bietet die Möglichkeit, Hinweise auf Gesetzesverstösse zu melden und bildet ein wichtiges Element der transparenten und vertrauensbasierten Unternehmenskultur. Insbesondere Verstösse in den folgenden Bereichen könnten der Merbag schaden und sind daher besonders relevant:

  • Korruption
  • Geldwäscherei
  • Wettbewerbs- und Kartellrecht
  • Produktsicherheit und -konformität
  • Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
  • Öffentliches Auftragswesen
  • Schutz der Privatsphäre und personenbezogenen Daten

 Schutz der Hinweisgebenden

Den Hinweisgebenden wird grösstmöglicher Schutz vor Repressalien (Kündigung, Herabstufung, Disziplinarmassnahmen o.ä.) oder gerichtlicher Verfolgung garantiert. Die zuständige Stelle geht jedem Hinweis sorgfältig nach. Solange der Verstoss nicht nachgewiesen ist, gilt für die mutmasslich fehlbare(n) Person(en) die Unschuldsvermutung.

Die wissentliche Meldung von falschen Hinweisen und Informationen wird nicht toleriert.

 

Hinweise richtig melden

Hinweisgebenden stehen die nachfolgenden Meldekanäle zur Verfügung.

 

E-Mail:

hinweise.lu@merbag.lu

Hotline (24/7):

Meldungen können rund um die Uhr über die folgende Telefonnummer abgegeben werden:

+ 352 40801 500

 

Postadresse und Adresse für persönliche Treffen:

Merbag S.A.

Dienstleistungszentrum

Datenschutzbeauftragter

Postfach 2006

L-1010 Luxembourg

 

Für persönliche Treffen ist eine vorgängige Terminvereinbarung über
hinweise.lu@merbag.lu notwendig.

Damit eine Meldung bearbeitet und der Sachverhalt ohne Verzögerungen untersucht werden kann, ist es wichtig, dass die Meldung so konkret wie möglich ist und folgende Informationen zur Verfügung gestellt werden:

 

  • Was ist passiert? – Genaue Beschreibung des potentiellen Verstosses
  • Wer hat gehandelt? – Z.B. Namen der mutmasslich fehlbaren Person
  • Wo ist es passiert? – Z.B. Betrieb/Filiale/Gesellschaft
  • Wann ist es passiert? – Datum, Uhrzeit, Häufigkeit
  • Dokumente? – Unterlagen, die den gemeldeten Verstoss belegen

Das Hinweisgebersystem der Merbag steht für die Meldung potentieller Gesetzesverstösse zur Verfügung.

Bearbeitung von Hinweisen

Der Hinweisgebende erhält spätestens 7 Tage nach Eingang der Meldung eine Eingangsbestätigung. Bei Bedarf wird der Hinweisgebende eingeladen, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Der Hinweisgebende wird spätestens 3 Monate nach Eingang der Meldung über die getroffenen Massnahmen informiert.

 

Vertraulichkeit / Datenschutz

Die Identität des Hinweisgebenden wird vertraulich behandelt. Nur für die Bearbeitung und Abklärung befugte Personen haben Zugriff auf die Meldung und die zugehörigen Informationen und Dokumentationen. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung der Meldung offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben oder unverzüglich wieder gelöscht. Meldungen werden nur solange aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismässig ist.